Come tenere ordinato e al sicuro un voluminoso archivio fotografico

Come tenere ordinato e al sicuro un voluminoso archivio fotografico

Quante foto hai sul disco rigido del tuo computer? E quante volte hai perso ore a cercarne una, solo perchè non le avevi riordinate (o l’ordine geniale che avevi pensato non era poi così intelligente)?

Il tema dell’archiviazione delle foto e di come organizzare il loro salvataggio sul computer non è certo dei più entusiasmanti. È però un problema a cui conviene dedicare un minimo di attenzione, perchè una buona organizzazione dell’archivio ti farà risparmiare tempo e soprattutto ti eviterà di perdere le tue fotografie.

Nei miei numerosi anni di esperienza ho elaborato un sistema che funziona (anche grazie al mio istinto ingegneristico) e voglio condividerlo con te.
 

Nell’articolo parlerò dei seguenti argomenti:

  • come nominare le cartelle delle foto su disco,
  • come nominare i file delle fotografie,
  • come predisporre un sistema di salvataggio (backup) dell’archivio fotografico.

Usando saggiamente questo sistema, vedrai che ti sarà più facile gestire la tua enorme collezione di foto, anche mentre continuerà a crescere a dismisura.

 

Come nominare le cartelle degli archivi

Una doverosa premessa. Sono un utente Windows (versione 7 per la precisione), quindi userò a titolo di esempio nomi di cartelle e percorsi tipici di Windows. Non preoccuparti, però, le spiegazioni sono tutte applicabili anche al Mac.

Per cominciare, supponiamo che Paolo memorizzi le foto nella cartella:

C:\Users\Paolo\My Pictures

Nella scelta del nome della cartella, conviene stare sul semplice e sul generico, per esempio inserendo il tuo nome in quello della cartella con i file delle fotografie:

C:\Users\Paolo\My Pictures\PAOLO FOTO

Un’altra scelta funzionale è quella di creare delle cartelle suddivise secondo gli anni solari, ad esempio:

C:\Users\Paolo\My Pictures\PAOLO FOTO\2011

C:\Users\Paolo\My Pictures\PAOLO FOTO\2012

C:\Users\Paolo\My Pictures\PAOLO FOTO\2013

In questo modo Paolo avrà un solo archivio per tutte le sue fotografie, già ordinato in modo progressivo a seconda dell’anno di scatto.

Come nominare le cartelle all’interno di un archivio annuale

Un metodo di organizzazione delle foto semplice ed efficace, che ti aiuta a ricordare quando hai scattato le fotografie, è quello di inserire la data nel nome delle varie cartelle dove salverai i file.

Di tutti i metodi possibili, quello che garantisce che tutte le cartelle siano ordinate in modo crescente secondo la data contenuta nel nome, è quello che prevede una datazione inserita all’inizio, con le informazioni della data inserite nell’ordine inverso rispetto a quello cui siamo abituati in Italia.

Per comodità di lettura è conveniente inserire due caratteri di spaziatura e una breve descrizione di cosa hai fotografato quel giorno. Un esempio ti può aiutare:

2013_01_06 Venezia

2013_02_12 Compleanno Eulalia

La descrizione completa di queste due cartelle sul disco di Paolo sarà perciò la seguente:

C:\Users\Paolo\My Pictures\PAOLO FOTO\2013\2013_01_06 Venezia

C:\Users\Paolo\My Pictures\PAOLO FOTO\2013\2013_02_12 Compleanno Eulalia

Come nominare i file delle fotografie

Il nome da assegnare alle fotografie è il punto più delicato dell’intera, noiosissima vicenda, bisognerebbe infatti conciliare due esigenze:

  1. ordinare nella cartella su disco i file secondo data e ora di scatto, per non perdere il filo di lana del percorso fotografico;
  2. scegliere un nome che possa essere stampato per intero sul retro della fotografia.

Per soddisfare il primo punto non ci sono molti problemi, è sufficiente iniziare il nome della fotografia con la data in formato ANNO_MESE_GIORNO e assegnare un numero progressivo alle fotografie.

Per esempio:

2013_01_06 Venezia (1).jpg

…….

2013_01_06 Venezia (167).jpg

Se invece vuoi tenere conto anche della seconda esigenza, la questione si complica, perchè le macchine automatiche di stampa molto spesso non hanno un grande spazio per il nome delle fotografie, di solito circa 32 caratteri, compresi i tre caratteri dell’estensione del file e il punto di separazione.

Inoltre, in alcuni casi viene stampato anche il nome della cartella della chiavetta USB, dove le fotografie sono state salvate per essere portate al negozio. Per questo motivo, quando porti a stampare delle fotografie e le consegni all’addetto su una chiavetta USB, conviene già memorizzarle in una cartella con il tuo nome molto abbreviato, tre caratteri al massimo.

Anche il nome delle fotografie deve essere il più possibile sintetico, altrimenti avrai in stampa dei nomi di file troncati e spesso tutti uguali, perchè perderai la parte finale del nome della fotografia, avendo superato il suddetto limite di circa 32 caratteri.

Pertanto un sistema consigliabile potrebbe essere il seguente:

Nome cartella su chiavetta: PF = Paolo Frigerio

Nome del file delle fotografie: ANNO_MESE_GIORNO(NUMERO FOTOGRAFIA)Descrizione della fotografia.jpg

A differenza di quanto fatto per le cartelle, per limitare la lunghezza del nome del file, conviene usare al massimo sei cifre, quindi per esempio:

13_01_06(123)VeneziaSMarco.cr2 = 30 caratteri

Nota importante: è meglio posizionare il numero progressivo della fotografia subito dopo la data, perchè in quella posizione consente di ordinare in modo corretto le fotografie riferite a posti diversi visitati nello stesso giorno. Un esempio chiarisce le idee.

Facciamo caso che nello stesso giorno dell’Epifania hai fatto fotografie a Venezia, poi a Padova e quindi a Bergamo, se le foto sono nominate con il numero progressivo subito dopo la data, verranno memorizzate su disco secondo l’ordine di scatto, indipendentemente dal nome della città contenuto nel nome della fotografia:

13_01_06(1)Venezia SMarco.jpg

13_01_06(299)Venezia SMarco.jpg

……………..

13_01_06(300)Padova Erbe.jpg

13_01_06(388)Padova Erbe.jpg

…………………

13_01_06(389)Bergamo.jpg

13_01_06(600)Bergamo.jpg

Se il numero progressivo delle fotografie fosse posizionato dopo il testo del nome, poichè i file sullo schermo del computer vengono elencati in ordine alfabetico, non li vedresti in ordine di scatto: per prime sarebbero elencate le fotografie di Bergamo, poi quelle di Padova e per ultime quelle di Venezia.

Archivio cartaceo

L’archivio elettronico ben organizzato è una cosa utile, ma pur sempre molto più fragile di una stampa su carta, quindi l’abitudine di stampare un certo numero di fotografie ogni anno, funziona anche come una forma aggiuntiva di backup.

È una forma di sicurezza aggiuntiva che ti consiglio di valutare. Tieni presente che un professionista di solito salva su almeno tre supporti indipendenti i suoi scatti ed il terzo supporto non lo tiene mai vicino agli altri due, per evitare la perdita totale dell’archivio in caso di incendio o di furto.

Le fotografie su carta non si salvano negli incendi, ma contro eventuali furti sono una buona protezione, inoltre sono molto più pratiche di un monitor perchè non bisogna accenderle e soprattutto non bloccano nessuno davanti al PC per vedere i tuoi scatti.

Come configurare il PC per il backup delle fotografie

A differenza della procedura per assegnare il nome alle tue fotografie, che abbiamo visto nei paragrafi precedenti, il problema di salvare l’archivio fotografico è vitale: a questo argomento bisogna dedicare un bel pò di attenzione.

La scelta più semplice è quella di salvare l’archivio fotografico su almeno due hard-disk diversi, di cui almeno uno esterno, più comodo di un secondo hard-disk interno, perchè è possibile spostarlo velocemente su un altro computer se si dovesse fermare il PC principale a causa di un guasto.

Nella scelta del disco esterno consiglio di scegliere quelli con interfaccia USB e non dischi di rete (NAS), perchè questi ultimi possono creare problemi con i programmi di fotoritocco. In particolare, Lightroom 4  non funziona con dischi di rete NAS.

Inoltre, per maggiore comodità di accesso, preferisco duplicare l’intero archivio delle fotografie sulle partizioni comuni del disco esterno, in modo da poterle ritrovare con facilità, senza dover usare il programma di recupero degli archivi (funzione di RESTORE).

Per esempio nel caso di Paolo, la sua cartella delle foto originali:

C:\Users\Paolo\My Pictures\PAOLO FOTO

è facilmente copiabile manualmente sul disco “F” di un hard disk USB esterno:

DiscoUSB (F:)\FOTOGRAFIE\PAOLO FOTO

L’avere ordinato l’archivio in modo razionale, come descritto nei paragrafi precedenti, velocizza parecchio il lavoro di spostamento dei file con le fotografie dal disco “C” al disco “F”, perchè è facile vedere se sul disco “F” mancano delle cartelle, essendo entrambi gli archivi dei dischi “C” e “F” ordinati per data di scatto.

NOTA: backup delle fotografie con il programma Lightroom4

La gestione degli archivi con un programma di fotoritocco come Lightroom4 è più complessa e richiede qualche altro accorgimento aggiuntivo, a questo argomento dedicherò un prossimo articolo.

A te

Tu come ti comporti per l’archiviazione delle foto? Hai una soluzione efficace diversa da questa?

Raccontacela nei commenti.

Altri articoli che potrebbero interessarti:

Autore: Luca

Appassionato di fotografia e di turismo in motocicletta.

  • Bell’idea scrivere un articolo su questo tema. Condivido il metodo con qualche piccola differenza. D’altro canto sto pensando ad un archivo su un cloud service. Sarebbe interessante approfondire e sapere se qualche utente del blog ha esperienze in merito. So che apple ha un servizio che si integra con ps, ma per windows non sono sicuro se dropbox o drive potrebbero essere la miglior soluzione…. Qualche idea?

    • Alberto Cabas Vidani

      Il limite di Dropbox e simili sta solo nello spazio disponibile gratuitamente. Se vuoi memorizzare l’intero archivio su un servizio cloud, sfori rapidamente lo spazio di base e devi pagare l’abbonamento per incrementarlo.

      Alberto Cabas Vidani

      FotoComeFare.com, la fotografia digitale resa comprensibile

      2013/3/25 Disqus

      • certo, lo spazio gratuito serve per poche foto. davo per scontato il dover sborsare una certa somma, ma sarebbe interessante pagare per il servizio che meglio si adatta alle esigenze ‘fotografiche’.

  • Alex

    In linea di massima, anche il mio archivio è organizzato con quanto scritto sopra, con una sola variante ovvero ad ogni cartella aggiungo anche il numero delle foto contenute. Esempio:

    Cartella principale: My Photo

    Sottocartella: ANNO 2013 (ogni nuovo anno, nuova cartella)

    Sottocartella: 13.01.16 [042] Firenze notte

    Il numero delle foto mi permette di controllare (il libreria LTR) che il numero delle foto corrisponda a quello calcolato e posto a lato della cartella dal programma medesimo.

    • Alberto Cabas Vidani

      Grazie, in che modo ti è utile avere questa verifica?

  • Jack

    Salve a tutti, mi permetto di entrare nella vostra discussione per migliorare il lavoro della gestione archivio.

    Il mio archivio è organizzato un pò diversamente da quello che hai scritto sopra.

    Io parto dalla cartella “ARCHIVIO FOTOGRAFICO” poi ci sono le sotto cartelle di anno in anno ad es.: cartelle come “2012” “2013”…..

    Nelle cartelle di ogni anno ci sono 7 sottocartelle fisse “Viaggi” “Workshop” “Varie” “Verona e dintorni” “Eventi” “Concorsi” e infine “Backup Lightroom”.

    E ognuna di queste cartelle inserisco gli album e scrivo così “nome lavoro – data”
    Ad esempio “Verona – 2013_02_23”.

    Attenzione, la data è quella americana perché così metto in ordine cronologico l’elenco.

    Poi per il nome dei file metto solo “foto – 01” perché nel programma Lightroom metto le parole nel tag parola chiavei.

    Spero di aver spiegato bene il mio metodo. :-)

    Buona giornata

    Giacomo

    • Alberto Cabas Vidani

      Certo, sei stato chiaro. La differenza principale sta nelle 7 sottocartelle che menzioni.
      Praticamente ogni anno fai sempre foto che rientrano in uno di quei “temi”?
      Io per esempio non potrei fare così perchè faccio foto troppo disparate.

      • Jack

        Sì, ogni anno faccio sempre quelle cartelle.
        Ad esempio, se mi capita che faccio foto che non entrano in uno dei temi che ho scritto sopra, lo metto nella cartella “varie”.

  • Leo

    Consiglio agli appassionati di foto un ottimo software di gestione delle copie tra hd interno ed esterno di back Up che si chiama freefilesync. Ogni volta che si effettua un back Up il software legge la differenza esistente tra i file del pc e quelli di back e sincronizza solo quelli nuovi o modificati, rendendo il tempo di back Up davvero minimo.

    • Alberto Cabas Vidani

      Grazie del consiglio.

  • Articolo molto interessante e scritto bene ! Ho scritto un post simile anche io sul mio blog.
    Io procedo in questo modo: ho una cartella archivio raw e delle sottocartelle con nomi facilmente riconoscibili ed una copia identica sull’hard disk esterno.
    Poi le foto elaborate le salvo in due dimensioni differenti: una per la stampa ed una per il web. Queste sempre organizzate in cartelle e sottocartelle con nomi facilmente riconoscibili in doppia copia: una sull’hard disk interno ed una su quello esterno.

    • Alberto Cabas Vidani

      Grazie mille. Ma quindi dividi le foto per genere o in base al servizio fotografico?
      Il giorno 01/giu/2013 15:53, “Disqus” ha scritto:

      • Le cartelle principali per genere e le sottocartelle per servizio ;)

        • Alberto Cabas Vidani

          Capito, ma non ti capita mai di avere un servizio che va in più generi? Il giorno 02/giu/2013 16:33, “Disqus” ha scritto:

  • Cristiana Capponi

    Ho letto l’articolo in quanto sto cercando di organizzare anch’io il mio archivio fotografico. Alla fine vedo che come lo sto gestendo da anni è simile a questo con alcune variazioni. In particolare, parto da una cartella FOTO, poi una cartella con l’anno, una con il mese dell’anno (numero con lo zero davanti per avere un ordine crescente), una con il giorno del mese (sempre con lo zero davanti per i numeri sotto il 10) ed infine una cartella con il nome dell’evento. Sto cercando anch’io di salvare su due hd esterni le foto. Ho provato con lightroom, ma penso che un copia/incolla sia meglio e più gestibile.
    Complimenti per il sito web ^_^

    • Alberto Cabas Vidani

      Per la copia tra due dischi p ancora meglio un software di sincronizzazione.
      Grazie della testimonianza.

    • Alberto Cabas Vidani

      Per copiare da un disco all’altro è ancora meglio un software di sincronizzazione.
      Grazie per la testimonianza.

  • DruidoBianco

    Io nella cartella “Foto” ordino le sottocartelle con un numero progressivo davanti, in questo modo tutti gli eventi sono organizzati in ordine cronologico, ad esempio 1_fiori , 2_Milano 2014, 3_27 anni Marco…. questo perchè mi risulta difficile ricordare l’anno cui ho fatto una determinata foto ma più facile collocarla tra più eventi. All’interno lascio il nome predefinito dato dalla fotocamera in modo da seguire lo stesso criterio cronologico, lascio i jpg direttamente nella cartella (ad esempio 1_fiori) e aggiungo la cartella RAW per tenere tutti i negativi digitali relativi ai jpg. in questo modo è anche facile trovare il raw corrispondente visto che grazie alla nominazione in camera hanno la stessa sigla e numero. Per il backup, quando tolgo le foto dalla scheda di memoria le metto temporaneamente in una cartella sul desktop. Finito lo sviluppo dei RAW copio la cartella nel disco di backup e nel disco che invece utilizzo regolarmente, in modo da averli sempre sincronizzati senza bisogno di software apposito. Se un evento ha almeno 50 foto degne allora compongo e stampo un fotolibro, utile come backup ma soprattutto come dicevi per mostrare le fotografie senza bisogni di computer o slideshow su tv, ma anche per passare ogni tanto qualche minuto a rivedere solo le mie foto migliori.

  • Dario Carnesecchi

    Complimenti! Ottimo articolo! Volevo chiederti un parere: io per paranoia che il file RAW (ho una reflex Nikon) si rovini, eseguo sempre tre scatti del soggetto, trovandomi però con il problema dello spazio occupato. Puntualmente i miei servizi arrivano ad occupare diversi GB di spazio. All’atto di scaricare le foto e poi farne una cernita mi vanno via sempre diverse ore, ed alla fine lascio al max due copie (file) dello stesso soggetto fotografato. Ho sentito che è un vizio che hanno in molti, quello di scattare due o tre volte in rapida sequenza, ma così di getto mi vien da pensare che non possa essere guidato da altro che dalla paranoia per la perdita dei dati, ed in quanto tale, un vizio disfunzionale. Tu come ti regoli quando scatti fotografie?

    • Alberto Cabas Vidani

      Ciao, grazie dei complimenti.
      Non sono un professionista, quindi il mio giudizio vale quello che vale. Non ho mai fatto scatti multipli per paura di perderli. Piuttosto, tengo un backup di tutto l’archivio a casa. Questo non mi protegge dalla rottura della SD, però mi prendo il rischio.

      Se hai proprio paura di questa evenienza, potresti ricorrere ad una fotocamera con due slot e usarli in versione copia.

      • Dario Carnesecchi

        Interessante! Non sapevo dell’esistenza di questo tipo di fotocamere! In pratica se ho capito bene, siamo sulla falsa riga del sistema RAID sul pc, tradotto: due hard disk in sincrono, gestiti via software, e sono in tempo reale uno la copia esatta dell’altro. Si rompe un disco? Lo sostituisci, e copi i dati da quello sano a quello nuovo. Giusto? :)

        • Alberto Cabas Vidani

          Esatto.

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